Zapier, een automatiseringsplatform waarbij je zonder te veel kennis van code of api’s gemakkelijk je digitale applicaties kunt koppelen en samen kunt laten werken door middel van zaps. In dit artikel ga ik je meenemen in de basis van het automatiseren in Zapier en hoe jij zelf wat gemakkelijke basis zaps kunt neerzetten voor leadgeneratie en simpele administratie.
Zaps in het kort
Maar wat is een zap nou eigenlijk? Heel simpel gezegd is een zap in Zapier een samenstelling van verschillende applicaties zoals bijvoorbeeld gmail, active campaign of je wordpress website. Alles waarbij toegang gemaakt kan worden door middel van webhooks of api paden kun je koppelen in een zap.
Hoeveel kost het om Zapier op te zetten?
Zapier is in eerste instantie gratis om te gebruiken echter kun je dan maar twee applicaties aan elkaar koppelen zonder enige extra stappen en mag je in totaal maar 5 zaps hebben.
Qua tijd kost het opzetten van een gratis zap slechts enkele minuten, met het gebruik van de simpele controls kun je met een halve dag al een wekelijkse besparing krijgen van 4 tot 8 uur.
Wat kan je bijvoorbeeld opzetten met Zapier?
In de introductie hebben we twee voorbeelden gegeven van wat je kan opzetten, maar hoe doe je dit dan?
1. Een zap voor je leadgeneratie
Stel je krijgt aanvragen binnen via de mail en je wilt dit graag in je crm zetten. In ons geval nemen we alles vanuit gmail en versturen we dit naar onze activecampaign lijst. Zodat we alle contacten op een plek hebben staan. In jouw geval kan dit een ander systeem zijn of misschien zelfs een spreadsheet. Dus laten we dit als voorbeeld nemen.
In deze video volgen we de volgende stappen
- In ons demo account hebben we een nieuwe zap aangemaakt
- We kiezen de optie voor gmail en kiezen voor een search actie
- Kies het account of meld je aan met je google account
- Vul de zoekwaarde of query in waarop een nieuwe mail moet binnen komen voor de aanvraag
- Test het in gmail of het klopt en klik dan op test & review
- Succes op naar de volgende stap
- Kies hier de optie voor google sheets (of welk ander programma je hiervoor wilt gebruiken)
- Meld je aan met je account of kies er een uit
- Kies in je drive om welke spreadsheet het gaat, welk blad en vul de velden naar behoren in die je wilt invullen
- Klik op continue en test & review
- Controleer in je spreadsheet of alles naar behoren is toegevoegd
- Als alles goed is gegaan is het tijd om je Zap aan te zetten
2. Een zap voor het versimpelen van administratieve taken
Heb je veel dagelijks werk aan het verwerken van inkoopfacturen of contracten? Dit kun je gemakkelijk verplaatsen naar een drive map of naar een ander administratiesysteem naar keuze. In deze simpele zap laat ik je zien hoe je dit doet vanuit je mailbox naar een specifieke drive map. In ons voorbeeld laat ik het zien d.m.v. content afbeeldingen zoals gebruikt voor deze blog.
In deze video volgen we de volgende stappen
- In ons demo account hebben we een nieuwe zap aangemaakt
- We kiezen de optie voor gmail en kiezen voor de find attachments actie
- Kies het account of meld je aan met je google account
- Vul de waarden in waarbij de attachment mail gevonden mag worden
- Test het in gmail of het klopt en klik dan op test & review
- Succes op naar de volgende stap
- Kies hier voor de optie drive met de actie Upload File
- Kies het account of meld je aan met je google account
- Kies in je drive de juiste map en kies de attachment optie om aan te geven wat ge-upload wordt
- Klik op continue en test & review
- Controleer of het bestand is toegevoegd aan je map
- Als alles goed is gegaan is het tijd om je Zap aan te zetten
Wat kun je verder met Zapier?
Zoals je kunt zien zijn deze Zaps gemakkelijk op te zetten, maar het is ook mogelijk om nog meer systemen aan elkaar te koppelen en deze alleen door te laten gaan op specifieke eisen en filters. Daarnaast kun je ook een tijdsgebonden-zap laten starten voor bijvoorbeeld maandelijkse mails die uitgaan voor al je support klanten en als laatst kun je ook je eigen custom zap-applicatie maken waarbij je wel wat programmeerervaring nodig hebt, maar waardoor de mogelijkheden bijna eindeloos zijn.
