Volgens het CBS worden mensen ondernemer omdat ze zelf willen bepalen hoeveel en wanneer ze werken, omdat ze niet meer voor een baas willen werken of gewoon omdat ondernemen ze in het bloed zit. In de praktijk ben je vaak veel tijd kwijt met administratieve taken of andere randzaken. Marco Polderman, oprichter van MMC IT Solutions, weet er alles van. Hoe kun je weer aan de slag met datgene waar je hart écht sneller van gaat kloppen: ondernemen? Marco helpt je op weg met deze blog.
Eisenhower-matrix
De redenen die het CBS noemt waarom mensen gaan ondernemen, zijn op mij niet echt van toepassing. Ik ben er eigenlijk gewoon in gerold. Dat wil niet zeggen dat ik niet weet hoe administratie je energie op kan slurpen. Ook ik zag op een gegeven moment door alle randzaken door de bomen het bos niet meer. Wat een gedoe. Zelf heb ik heel veel gehad aan de prioriteitenmatrix. Het helpt je je taken te beoordelen op urgentie. Het wordt ook wel de Eisenhower-matrix genoemd, naar de oud-president van de Verenigde Staten. Een beroemde quote van hem is: ‘De meeste taken die urgent zijn, zijn niet belangrijk, en de meeste taken die belangrijk zijn, zijn niet urgent.’
Vier kwadranten
Als je met de prioriteitenmatrix aan de slag wil, begin je met je taken te labellen. Voor elke taak bepaal je of het belangrijk is of onbelangrijk en of het urgent is of niet urgent. Is het belangrijk en urgent, zet de taak dan bovenaan je to-do-lijst. Is het wel belangrijk maar niet urgent, dan kan die taak wat lager op je to-do-lijst. Is het niet belangrijk en ook niet urgent? Vergeet het dan gewoon, het brengt je niets. Is het niet belangrijk, maar wel urgent. Dan kun je de taak delegeren of automatiseren. Zo komt elke taak in een kwadrant terecht: Doen, Schema, Verwijderen of Delegeren/Automatiseren.
Zapier
Als je een – nog – klein bedrijf hebt, kun je misschien lastig een taak delegeren. Maar veel taken kun je wel automatiseren. Ik schreef al eerder een blog over Zapier. Daarmee kun je veel terugkerende handelingen automatiseren en kunnen jij en je team weer aan de slag met de kerntaken van het bedrijf.
Plan reviewmomenten
Door taken te automatiseren, hou je ook tijd over om op gezette tijden een reviewmoment met jezelf in te plannen. Zelf doe ik dat één keer per kwartaal. Toevallig heb ik daar vorige week weer de tijd voor genomen. Even op een rustige plek zitten en weer stilstaan bij wat eigenlijk mijn kerntaken zijn en waar ik op moet focussen. Een mooi moment om ook mijn kwartaalplanning te maken. Vervolgens hou ik maandelijks bij of ik mijn doelen haal en of ik me aan de met mezelf gemaakt afspraken hou. Met mijn businesspartner maak ik een jaarplanning en die bespreken we eens per kwartaal. Zo bewaken we de voortgang, blijven we scherp en kunnen we blijven verbeteren.
Ook weer doen waar je hart sneller van gaat kloppen?
Wij helpen ondernemers hun droom na te jagen. Dat kan soms zo simpel zijn als met het automatiseren van administratieve taken. Ben je benieuwd of er zaken zijn die je nu gelijk kan automatiseren? Plan een gratis 45 minuten consult met ons in en dan bekijken we samen de mogelijkheden. Wil je eens verder praten hoe MMC IT Solutions jouw organisatie kan helpen? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op via contact@mmc-itsolutions.nl of bel naar 0320 320 050.
Plan hier jouw gratis 45 minuten consult.
